各部、处、直属单位、学院、研究院：

根据《哈尔滨工业大学（深圳）档案管理办法》（哈工大<深圳>〔2019〕66号）要求，请各单位将办理完毕的、具有查考保存价值的各类归档材料收集齐全，按要求整理移交档案与校史馆（以下简称档案部门）。现将归档有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）时间范围

各单位在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的，对学校及社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录（以下简称归档材料）。本次归档材料的时间范围为：

1.2020年以前应归未归的归档材料；

2.2020年1月1日至2020年12月31日期间形成的归档材料。

（二）内容范围

请各单位根据自身工作实际，参照《归档材料范围指引》（附件1）将产生的各类材料悉数归档。各单位认为有保存价值的材料均可报档案部门归档，由档案部门负责归档材料的鉴定工作。

（三）类型范围

包括但不限于纸质文件材料、电子文件、图表、声像、实物（如获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗）等。

二、归档流程

（一）各单位经办人分别将归档材料及归档目录（附件2）交本单位兼职档案员；

（二）各单位兼职档案员负责核对、梳理、汇总本单位归档材料，并汇总形成本单位归档目录（附件2），移交档案部门；

（三）档案部门对上述归档材料进行核对后，完成移交手续（归档目录原件由档案部门保存，复印件加盖档案部门业务专用章交兼职档案员留存）；

（四）档案部门对归档材料进行整理立卷、鉴定、制定保管期限、组卷、著录、扫描上架等工作。

三、归档要求

（一）归档材料整理要求

1.党群档案、行政档案、外事档案

（1）一般文件材料按其形成年度归档；

（2）跨年度的请示与批复，归入批复年度；

（3）跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；

（4）跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的后一个年度；

（5）跨年度的会议文件材料，归入会议开幕的年度。

2.教学类档案

（1）一般文件材料按其形成年度归档；

（2）学生成绩、学籍档案，归入毕业年度；

（3）学位材料（如有）归入授予学位年度。

3.科研类档案

（1）科研项目按照要求报科学技术处归档，由科学技术处统一交档案部门归档；

（2）其他类别科研档案按其形成年度归档。

4.基本建设类档案

按照竣工验收年度归档。

5.仪器设备类档案

按照有关规定归档，详见《哈尔滨工业大学（深圳）关于20万元（含）以上科研经费类设备材料归档工作的通知》（哈工大<深圳>〔2019〕71号）。

6.财会类档案

按照会计凭证、会计账簿、财务报告、其他分年度立卷归档。

7.声像类档案

标明事由（事件）、时间、类型等。如20120607建校10周年庆典照片、20190218开学典礼录像。

数码照片原则上应是数字成像设备直接拍摄行程的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理，且应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。

录音录像文件原则上以应以通用或开放格式收集、存储。录音电子文件归档格式为 WAV、MP３、AAC等,音频采样率不低于44.1kHz。录像电子文件归档格式为 MPG、MP4、FLV、AVI等，视频比特率不低于８Mbps，珍贵的录像电子文件可收集、归档一套MXF格式文件。

8.实物类档案

学校师生在职务活动中以个人或集体名义获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册；公务活动中获赠的纪念品；上级领导及知名人士的题词字画等；学校自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等有保存价值的实物。移交时需要标明事由（事件）及时间。如20120606南京航空航天大学赠送“万紫千红”南京云锦一副。

（二）归档材料保持完整性

具体归档人员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。归档材料如有破损应予以修复并复印，将修复的破损原件附在复印件之后一并归档；对较大的图表，要按“手风琴”方式折叠成 A4 纸大小。

（三）归档材料确保真实性

归档的纸质材料原则上要求为原件，要有具备法定效力印章（相关单位印章）或者单位主要负责人签字。如特殊原因无原件，应另附说明。

为加快完成以往材料的归档工作，减少责任单位归档工作量，建议各单位可先将归档材料纸质版或电子版整体打包交档案部门，由档案部门做预归档处理，并将需要提供纸质版的材料打印后返回责任单位用印或签字。

四、其它

（一）请各单位在2021年4月底之前完成材料归档及移交工作。

（二）各学院可参考附件1中《学院文件材料归档范围》（供参考）收集材料。

（三）师生本人或集体获奖材料原件存档案部门归入相应类别档案，可根据需要将复印件（加盖档案证明专用章）归入相应人事档案。

（四）涉密文件材料的归档，请各单位按照学校保密工作相关规定执行，不在本次归档工作范围内。

（五）为便于档案的利用，重大会议、重大活动、主题教育系列或各单位认为应按专项归档的材料等，均可按专项组卷交档案部门。

（六）重要会议、重大活动或多个部门联合工作所形成材料，由牵头单位负责相关材料归档移交。

（七）历次毕业典礼材料、照片（含毕业照）需归档，其中照片类参照声像类档案归档。

五、联系方式

党委组织部、党委宣传部、纪检监察办公室、国际事务处、财务处请联系张蕾，电话：86970378（7378）

学校办公室、教务部、学生工作部、招生就业处、发展规划处、人力资源处、各学院请联系金慧，电话：86524513（2513）

资产管理处、科学技术处、各研究院、各直属单位请联系陶春阳，电话：86970399（7399）

附件: 1.归档材料范围指引

2.归档目录（模板及示例）

档案与校史馆

2021年3月12日