各二级单位党委（党总支），各部门、各单位：

    为认真贯彻落实习近平总书记“要支持海南大学创建世界一流学科”的重要指示以及“部省合建”海南大学和省委省政府“聚全省之力办好海南大学”的重大决策部署，学校遵循“本—硕—博一体化”建设原则，对全校学科与学院进行了调整，为做好学科与学院调整中档案材料保存、交接工作，现将有关事项通知如下：

    一、涉及保存、交接的档案材料包括：

    1.本单位的党委会议、党政联席会议及其他重要会议的记录和纪要；

    2.本单位的教学档案、科研档案、教师档案、学生档案、党员档案、党支部档案及其他专项工作档案；

    3.本单位的发展规划、工作计划和总结、工作文件和制度、工作规范、重要请示报告；

    4.本单位获得的表彰奖励、荣誉牌匾等；

    5.本单位工作中形成的、有保存价值的文字材料、档案以及图书、音像、图片等档案材料；

    6.本单位各种统计数据、报表等数据资料；

    7.其他应当保存、交接的档案材料。

    二、工作内容

    1.各单位应成立由主要负责人牵头，各相关工作人员组成的档案材料保存、交接工作小组，对本单位档案材料进行分类整理，并做好保存、交接记录。保证在学科与学院调整过程中档案材料保存完好，尤其在机构和人员岗位调整过程中，不得出现丢失、分散的现象。

    2.能明确归属并正常交接到新成立学院的档案材料（如教师档案、学生档案、党员档案等）应按照学校要求做好档案材料的交接工作。

    3.较难明确归属的档案材料（如党委会议、党政联席会议及其他重要会议的记录和纪要等）应由涉及的相关学院党政主要负责人协商，明确由某一单位做好档案材料的保存工作。

    4.被撤销或拆分的原学院应指派专人负责将原单位各类声像材料、实物材料（含锦旗、奖状、证书、牌匾、奖杯、纪念徽章、礼品、纪念品等）登记造册移交学校档案馆。

    三、工作要求

    1.做好档案材料的保存、交接工作是保持各单位工作有序衔接和顺利运行的前提条件，是推进各单位管理工作进一步制度化、规范化、科学化的重要环节，是实现各单位档案完整、资产完备的重要保证，各单位党政主要负责人一定要高度重视，精心安排，统筹做好档案材料的保存、交接工作。

    2.各单位在工作中形成的文件材料、声像材料、实物材料等，均属学校所有的档案材料，任何个人不得据为己有或随意处置。任何侵占、破坏档案材料的行为，一经发现，按国家相关法律法规严肃追究相关当事人责任。