各学院及相关单位：

根据工业和信息化部要求，由哈工大举办（含承办、协办、合办等）的国际（大型双边）会议须履行会议计划预报及正式报批手续，得到工信部立项及正式批复后方可办会。现就我校区2022年度（含2023年度上半年）在华举办国际会议申报事项通知如下：

一、国际（大型双边）会议是指由我校区在深圳举办的：

1. 与会者来自3个及以上国家（含中国）或地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等；

2. 涉及多个单位参加且外宾人数超过50人或总人数超过200人的大型双边会议；

3. 邀请国家领导人、国外政要或前政要、驻华使馆官员与会的会议。

以上三类会议均需按要求报送会议计划及正式报批材料。

二、会议形式：线下实体会议及线上视频会议。

三、会议举办时间：拟在2022年1月至2023年上半年举办的国际会议。

四、申报注意事项：

1. 请务必确认拟举办国际会议的中英文名称。会议名称一经报送将不能更改；

2. 会议名称请避免使用“峰会”、“国际论坛”、“高端论坛”等称谓；

3. 请充分预估参会总人数及外宾人数，报送后实际参会总人数及外宾人数将不能超过预报的人数。

五、申请材料：

拟于2022年1月至12月举办的国际会议，需提交下面1至3项申请材料；拟于2023年上半年举办的国际会议本次仅需提交下面第1项申请材料，其它两项材料将于明年10月再提交。

1. 《2022年度（含2023年上半年）在华举办国际（含大型双边）会议计划表》（请见附件1，提交电子版及单位负责人签批的纸质表格）；

2.《哈尔滨工业大学关于举办XXXX国际会议的请示》（请见附件2，提交电子版以及申办单位和学校保密委员会办公室等负责人签字盖章的纸质文件）；

3. 给深圳市外事办公室的公函（请见附件3，提交电子版）

请以学院/研究院为单位将申请材料电子版请有度发送至国际事务处黄冰冰老师，纸质版材料请送至H721国际事务处。

六、申报时限：请申报单位于2021年10月22日下午5点前按要求提交全部申报材料。

特此通知。

附件1：哈尔滨工业大学2022 年度（及2023年上半年）工业和信息化部在华举办国际（含双边）会议计划表-深圳校区.xlsx

附件2：哈尔滨工业大学关于举办XXXX国际会议的请示.doc

附件3：给深圳市外办公函模板.doc

国际事务处

2021年10月8日

（联系人：黄冰冰，26033075，办公室H721）