教务部通﹝2021﹞141号

根据《哈尔滨工业大学（深圳）博士生国际学术交流基金章程（试行）》（附件1）的有关规定，现将2021年申请国际会议资助（第一批）相关事宜通知如下：

一、资助范围

此次申请对象仅为线上参加2021年8月-10月期间召开的国际会议的博士研究生。

二、资助要求及条件

1. 申请人应为我校全日制在读研究生（定向生、留学生及处于休学状态的非定向生不在资助范围）。其中，申请人系在读硕士研究生的，应已获得我校推荐攻博或硕博连读资格，参加的国际会议系所在学科领域顶级学术会议，并需所在学院对会议水平进行认定。

2. 申请人参加的国际会议必须是国际权威学术组织召开的高水平序列学术会议。

3. 邀请函或会议通知中需注明申请人的参会方式，应体现线上参会并作口头报告等信息。

4. 论文全文或大摘要被会议录用，且为论文第一作者，导师应为论文作者之一；或为论文第二作者，导师/副导师应为论文第一作者。论文第一作者及通讯作者的署名单位均应为哈尔滨工业大学。

5. 申请人应在参会前提交资助申请；召开会议时，申请人尚未毕业离校。

6. 每位研究生在读期间只资助一次。

7. 每年最多资助每位博士生导师的2名博士生参加国际会议。

8. 与博士研究生国外访学研修计划不重复资助。

三、资助方式、内容及标准

1. 资助方式及内容

资助方式为学校和导师共同资助，具体如下：

学校资助会议注册费并设最高限额，未超限额者实报实销；超过限额者，按最高限额执行，超额部分由导师资助。

2. 资助标准：5000元人民币

四、申请材料

1.《哈尔滨工业大学（深圳）博士生国际学术交流基金申请表》（附件2）

2. 《哈尔滨工业大学（深圳）博士生国际学术会议申请汇总表》（附件3）

3. 参会邀请信。若尚未获得参会邀请信，可先提交论文录用通知或参会/论文录用邮件截图，并于获得正式邀请信后补交。

4. 论文全文或大摘要

5. 学生情况说明及会议水平认定（学院主管领导签字，仅申请资助的硕士生需提供）。

五、时间安排

学生申请时间：9月1日前将纸质版申请材料1、3、4、5提交至学院秘书处，并将电子版申请材料2发送至学院秘书邮箱。注意： 9月10日前参加会议的同学请于参会1周前，将申请材料1、3、4、5的扫描件发送至邮箱zhangping@hit.edu.cn，以供教务部审核。

学院提交时间：各学院秘书于2021年9月3日17:00前，将本学院申请人的纸版材料汇总后交至教务部张老师（H612），并汇总附件3后发送至邮箱：zhangping@hit.edu.cn。

六、注意事项

1. 如因特殊情况未能在本通知要求的时间内申请国际会议资助的同学，也可补办申请手续。

2. 如果申请人提交的申请材料为大摘要而非论文全文，需在参会后、报销前提交参会总结的同时补交论文全文，否则将不予办理报销手续。

3. 获得资助学生参会后需在规定时间内到教务部办理报销审核手续，逾期视为放弃资助。未在教务部办理报销审核、而是由导师、所在课题组等经费先行报销的，教务部不为其办理调账手续。

联系人：张平

电话：26624798

Email: zhangping@hit.edu.cn

附件.rar

教务部

2021年7月29日