各学院及相关单位：

根据工业和信息化部要求，由哈工大举办（含承办、协办、合办等）的国际会议须根据《财政部、外交部关于严格控制在华举办国际会议的通知》（财行[2011]2号）等文件有关规定，履行会议计划预报及正式报批等手续，得到学校上级主管部门批复同意后，方可对外宣布申办会议或发布会议通知和邀请函。未履行计划预报和报批手续的国际会议不可自行举办。现就我校区2021年度（含2022年度上半年）在华举办国际会议计划预报事项通知如下：

一、国际（大型双边）会议是指由我校区在深圳举办的：1）与会者来自3个及以上国家（含中国）或地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等；2）涉及多个单位参加且外宾人数超过50人或总人数超过200人的大型双边会议；3）邀请国家领导人、国外政要或前政要、驻华使馆官员与会的会议。以上三类会议均需按照本通知要求报送计划。

二、会议形式：线下实体会议及线上视频会议。

三、会议举办时间：拟在2021年4月以后至2022年上半年举办的国际会议。

四、申报注意事项：1）请务必确认拟举办国际会议的中英文名称。会议名称一经报送将不能更改；2）会议名称请避免使用“峰会”、“国际论坛”、“高端论坛”等称谓；3）请充分预估参会总人数及外宾人数，报送后实际参会总人数及外宾人数将不能超过预报的人数。

请有举办国际会议计划的单位于10月22日下午5点前将《2021年度（含2022年上半年）在华举办国际（含大型双边）会议计划表》（见附件）电子版发送至nicolehuang@hit.edu.cn，同时将单位负责人签批的纸质表格送至H721国际事务处。

特此通知。

国际事务处

2020年10月9日

（联系人：黄冰冰，26033075，办公室H721）

附件：哈尔滨工业大学2021年度（及2022年上半年）工业和信息化部在华举办国际（含双边）会议计划表-深圳校区.xlsx